10 עצות לשיפור היעילות העסקית |
Liga Sport Zone (10.ª ronda): Fabril 4 - 3 Belenenses
איך אפשר לתקן בעיות כאלה? על ידי התמקדות בשיפור היעילות של העסק שלך. שאלתי את חברי המועצה הצעירה על עצותיהם כיצד הם שומרים על העסק שלהם פועל ביעילות, אשר בתורם עוזר להם להיות פרודוקטיביים יותר.
ראה גם: 10 כלים אתה יכול להשתמש עכשיו כדי לשפר את הפרודוקטיביות שלך1. אוטומציה של כל המשימות שאתה יכול
בין אם זה יהיה לשלוח את השולחנות לעובדים או לשלוח קבלות לספקים, להפוך את כל מה שאתה יכול. "אוטומציה עסקית היא לא רק מותרות; זה הכרחי בסביבה התחרותית של היום ", אומר Sathvik טנטרי של FormSwift. "אוטומציה של משימות מונוטוניות חוסכת את זמן העובדים שלך ומאפשרת להם לבצע משימות יעילות יותר הדורשות חשיבה ביקורתית או מגע אנושי".
Sathvik מוסיף כי למרות שזה עשוי להיות יקר יותר ליישם תהליכים אוטומטיים בהתחלה, בטווח הארוך זה יקטין עלויות, כמו גם להגדיל את היעילות העסקית. עודד את העובדים שלך לשוחח בצ'אט פנים אל פנים
בזמן שליחת הודעת דוא"ל או הודעת צ'אט מהירה לעמית לעבודה עשויים להיראות כמו דרך יעילה יותר לקבל תשובה, לעתים קרובות היא יכולה להיות בעלת השפעה הפוכה, -Forth יכול לקחת יותר זמן מהיר פנים אל פנים. "סקייפ, צ'אט של Google וכלי תקשורת מקוונים אחרים תמיד מועילים כאשר מנסים לירות על הודעה מהירה לעמיתיכם", אומר מיילס ג'נינגס מגייס. "עם זאת, אינטראקציה פנים אל פנים ממש מאיץ את תהליך של פתרון בעיה, לענות על שאלה, או מקבל משהו חשוב הבהיר."
איך אתה יכול לוודא העובדים שלך לאזן את שני עבור יעילות אופטימלית? "עידוד העובדים לדבר בגלוי אחד עם השני כאשר הם צריכים ליצור תזרים יציב של מידע", אומר מיילס.
בעוד צ 'אט ודוא"ל יש את מקומם, על ידי וודא שהעובדים שלך בנוח תקשורת פנים אל פנים, תוכל לשמור על העסק שלך נע ביעילות, בעיה שיכולה להיפתר בצ'אט פנים אל פנים של חמש דקות לא יסתיים כחוט השני באימייל של 20 הודעות.
3.
הגבלת הפרעות פגישה צוות בשעה 09:00, פגישה המחלקה בשעה 11:00, צהריים בצהריים - אם העובדים שלך מתקשה להשלים משימות ביעילות, זה יכול להיות תוצאה של הפרעות מתמיד. "אנחנו מנסים לתזמן פגישות מרובות באותו יום ולא לפזר אותן לאורך השבוע, ואנו חוסמים את הזמן ביומנים שלנו לעבודה פעילה", אומר אלכסנדר מור מבומרנג. חסימת נתחי זמן לעבודה רצופה עשויה לסייע לעובדים להתמקד טוב יותר, ולעבוד בצורה יעילה יותר כתוצאה מכך.
אבל, הפגישות אינן העבריינים בלבד - התראות דוא"ל קבועות, הודעות מוקפצות של צ'אט והודעות מ- -Hhouse תוכנת ניהול הפרויקט יכול לשמש כל הסחות דעת כי להפריע את זרימת העבודה. "באופן כללי, זה לוקח בערך דקה לחדש את העבודה באופן יעיל לאחר הפסקה," אומר אלכסנדר. "מסיבה זו, אנו משתמשים בכלים כמו Inbox Pause כדי להקטין את התראות האימייל". יש הרבה כלים ואפליקציות כדי לשמור על הסחת דעת בעבודה ללא תשלום, מה שעשוי לעזור לך לעבוד ביעילות רבה יותר. לקיים פגישה יומיומית של 10 דקות, כאשר הפגישות נחשבות בדרך כלל לנחיצות, הן יכולות להמשיך לנקודה שבה הן אוכלות ביום העבודה. דייוויד קיקרלי מ- Voices.com מציע פגישות קצרות ויעילות יותר, המכסות את היסודות תוך 10 דקות.
"כל יום אנחנו מתכנסים כחברה לפגישה של 10 דקות שנקראת" דיילי פטדל ", הוא אומר. "הפגישה משמשת כנתון של מידע שמביא את כולם ללולאה, כולל סיכום של מדדי הביצועים העיקריים שלנו, חגיגת ההישגים והזדהות ההזדמנויות לשיפור".לא רק היא דרך טובה לשמור על כל העובדים עד מהירות על כל ההתפתחויות החדשות בתוך החברה, שמירה על פגישות קצרות ומתיקות כוחות תהליך התייעלות יעיל, ומקטין את הזמן מבוזבז. "תהליך זה גורם לנו לפעול ביעילות, כאשר מפסיקים פגישות מיותרות", אומר דוד. "משימה אחת" כדי לעשות יותר
כולנו חושבים שאנחנו multitaskers מעולה; כרגע יש לי 11 כרטיסיות פתוחות במחשב הנייד שלי - וזה מספר שמרני לעומת כמה ימים. עם זאת, הוא חשב כי בעוד אנשים יכולים multitask, הם לא בהכרח להיות פרודוקטיביים יותר. אז הנה, כאן הרעיון של "משימה יחידה" (או התמקדות במשימה אחת רק עד להשלמה) נכנס למשחק.
"כל החברה שלנו עובדת כרגע על העלאת המשחק ה"משימה היחידה" שלנו, ולא הלאה את הפרויקט הבא עד הנוכחית הנוכחית, "אומרת לורה רודר של פגוש אדגר.
היא ממשיכה להסביר: "'מטלה בודדת' מאפשרת לך לעשות יותר מהר על ידי לא נותנים פרויקטים להירקב על הגפן כאשר הם כמעט הושלמו. זה קל לשקר פרודוקטיבי כאשר יש לך 10 פרויקטים קורה, אבל שום דבר לא ממש יוצא אל העולם. "
התמקדות" משימה אחת "עד השלמת הפרויקט מסייע לך לבצע בפועל, במקום לסחוב משם כל כך פרויקטים רבים ושונים שאף פעם לא נגמר.
ראה גם: 10 טיפים לניהול זמן
6. להרתיע "יש לך רגע?" פגישות
"אחד השימושים הנפוצים והיעילים ביותר של זמן ואנרגיה הם תכופים" יש רגע? " מפגשים ", אומר כריסטופר ג'ונס מ- LSEO. "המפגשים האלה הם אלה שאינם מתוכננים ומסיחים בדרך כלל מהפרדוקטיביות".
מדוע הפגישות הללו פוגעות ביעילות המשרד? "המציאות היא שכמעט שום דבר חשוב לא יכול להיעשות ברגע אחד, כלומר דקה אחת הופכת ל -15 דקות או יותר, ומסתמנת ניהול זמן לא יעיל", אומר כריסטופר. במקום זאת, נסה לקבוע פגישות מהירות עם טווח זמן מוגדר, ו מקל על הנושא שאתה צריך לדון. אפילו דוא"ל פשוט שואל, "אנחנו יכולים להיפגש במשך 10 דקות בשעה 15:00 כדי לדון על השלמת הפרויקט X?" משיג את המטרות של שמירה על הפגישה קצר, מתוזמן, פנים אל פנים.
7. סטיק עם תהליך הוקמה
אם יש לך פרויקט זה כבר בעיצומו, מנסה להאיץ את הדברים יכול לגרום פינות חיתוך. "מקל עם התהליך כי הוא הקים", ממליצה Angela Harless של AcrobatAnt. "אם אנחנו מנסים לחתוך פינות כדי להאיץ את התהליך, משהו מתגעגע, אשר חייב להיות קבוע מאוחר יותר עולה זמן וכסף. דברים הולכים בצורה חלקה יותר אם אנחנו מקל על התהליך התחלנו עם. "האם זה אומר לא לשנות את המצב? כמובן שלא - זה היה כנראה להפוך את רוב ההצעות הקודמות שלנו חסר תועלת! אבל, אם אתה משנה תהליך, לעשות זאת בכוונה, לא רק על גחמה או בגלל שאתה מאחורי לוח הזמנים. "ניתן לשנות תהליכים, אך יש לשנותם בכוונה ובתקשורת לצוות המלא לאחר השינוי הפוטנציאלי שאושר", אומרת אנג'לה. השתמש בתוכנת ניהול משימות
"אימייל אינו שיטה אידיאלית לתקשורת או לשיתוף פעולה בצוותים", אומר דייב נבוגט מהובסטף. "אנו משתמשים בתוכנה לניהול משימות כמו Trello, כך שהתקשורת והתקדמות בעבודה שלנו נמצאים כולם במקום אחד".
תוכנת ניהול משימות עבור צוותים ייעודיים יכולה לעזור לכולם לעבוד יחד בצורה יעילה יותר, לעקוב אחר ההתקדמות ולהישאר במשימה. "זה חוסך לכולם את הזמן של צורך ללכת הלוך ושוב על הודעות דוא"ל, וזה גם מאפשר לנו לעקוב אחר ההתקדמות בצורה יעילה יותר", אומר דוד. כאן, ב"פאלו אלטו ", אנחנו מסכימים - וגם אנחנו מעריצים גדולים של טרלו.
9. לקדם תרבות של תקשורת פתוחה
בדיוק כמו עצה מספר 2, לעודד את העובדים לתקשר בגלוי. אבל, זה מעבר לרעיון של תקשורת פנים אל פנים כדי לפתור בעיות; האם העובדים שלך מרגישים נוח להביע את דאגתם, או לתת משוב על איך החברה שלך פועלת?"הסיבה העיקרית לצמיחה נפץ שלנו נובע מכך שיש לנו תרבות של תקשורת פתוחה", אומר ריימונד קישק של Interstate מיזוג אוויר & חימום. "הדרך הטובה ביותר לשפר את היעילות העסקית היא לעודד משוב, רעיונות ותקשורת בין מחלקות."
אתה לא יכול להיות בכל מקום בבת אחת, וגם לא תראה הכל. העובדים שלך יוכלו לזהות שטח של החברה שלך שיכול להיות יעיל יותר, או תהליך שיכול להיות יעיל. ודא שהם מרגישים בנוח להשמיע את דעתם, ומציעים משוב, במיוחד כשמדובר בשיפור היעילות. "על ידי עידוד עמיתים לעבודה כחלק מתהליך ההתייעלות, זה יוביל לצוות פרודוקטיבי ויעיל יותר", אומר ריימונד. דע מתי להפסיק
למרות שזה חשוב להחליק כמו כמה kinks רבים ככל האפשר כדי לעזור לחברה שלך לפעול ביעילות רבה יותר, אתה גם צריך לדעת איפה לצייר את הקו. לא כל תהליך יכול - או צריך להיות אוטומטי - בדיוק כמו שלא כל פגישה תיגמר תמיד בזמן שנקבע.
"יעילות היא חשובה - אין שאלה", אומר ניל נוצה של SiteLock, LLC. "אבל עבור סטארט-אפים, התמקדות רבה מדי ביעילות יכולה להסיח את הדעת ממה שחשוב באמת לעסקים שלנו: צמיחה". ניל חווה את זה בעסק שלו: "באתר SiteLock אנחנו מתמקדים ביעילות בתחומים מרכזיים: ניצול חומרה, הסכמי שירות ברמה, וכו ', אבל אנחנו תמיד מזכירים לעצמנו כי המטרה החשובה ביותר שלנו היא צמיחה. זה כולל לקוחות המוצעים, המוצרים המוצעים, ואת כוח המותג. "
חשוב לשאוף ליעילות, אבל לא נותנים את המטרה של ניהול עסק יעיל יותר להאפיל על מטרות אחרות. באמצעות ניסוי וטעייה, ועל ידי קבלת משוב מהעובדים שלך לאורך כל התהליך, תוכל לפקח על מה עובד ומה לא, ולשפר את היעילות העסקית שלך - כל זאת תוך כדי המשך לגדול ולחזק את העסק שלך.
