כדי לגרוס, או לא לגרוס? שיא שמירה על עסקים חדשים |

החל את העסק שלך הוא צעד ראשון מרגש לתוך העולם של הספינה. זוהי גם ההתחלה של מערכת היחסים שלך עם מס הכנסה.

אתה מחויב מבחינה משפטית לשמור על רשומות פיננסיות על יד למס הכנסה. אבל איזה מהם אתה צריך להחזיק, ואילו אלה הם רק עודף העומס במשרד?

שירות מקוון הנהלת חשבונות ספסל, אנחנו מומחים כשמדובר ניואנסים עדינים של מעקב אחר הכספים שלך. במדריך זה נבדוק אילו רשומות אתה צריך לשמור, כמה זמן אתה צריך לשמור אותם, וכמה שיטות יעילות אתה יכול להשתמש כדי לשמור על הרשומות שלך מאורגן.

ראה גם: האם אני יכול לשלם את זה? חשבון מסיר את העולם של מחיקות

מה רשומות מס אני צריך לשמור?

אם אתה עצמאי או בעל עסק קטן, למס הכנסה דורש ממך לשמור תיעוד התומך בטענות של הכנסות, ניכויים, או זיכויים המופיעים בטופס החזר מס. זה מוכיח כי הרווחת את מס הכנסה שהרווחת, או רכשת מה שאמרת למס הכנסה שקנית.

באופן כללי, התיעוד שאתה צריך לכלול כולל:

• תקבולים
• הצהרות בנק וכרטיסי אשראי
• חשבונות
• צ'קים שהוחזרו
• חשבוניות
• הוכחת תשלומים
• דוחות כספיים ממנהל החשבונות
• החזרות מס קודמות
• W2 ו -1099 טפסים
• כל עדות תיעודית אחרת התומכת בפריט של הכנסה, ניכוי או זיכויים שמוצגים בהכנסות מס

זכור, זו אינה רשימה מקיפה. אופי המבנה המשפטי של העסק שלך ישפיע על הרשומות שאתה צריך לשמור עבור מס הכנסה.

נטל ההוכחה הוא עליך, בעל העסק, כדי לספק את כל המסמכים הדרושים. לכן, כאשר אתה מתחיל לשמור תיעוד, לציית לעקרון הפשוט הזה: שמור הכל.

במקרה של ביקורת, קו ההגנה הראשון שלך הוא קבלות ורשומות מס. אחסון כולם יגדיל את רמת ההגנה שלך. כמו כן, שמירה על קבלות שלך ערבויות תוכל לטעון כל ניכוי מס אתה חייב.

ראה גם: 7 הרגלי הנהלת חשבונות כל צריך לאמץ

חריג אפשרי: 75 $ כלל

יש כמה הוצאות אשר אתה לא נדרש כדי לשמור על קבלות. לדוגמה, מס הכנסה אינו מחייב אותך לשמור קבלות על נסיעות (מינוס לינה), בידור, מתנות או תחבורה, כל עוד הדברים הבאים חל:

• ההוצאה, לא כולל לינה, הוא פחות מ 75 $
• ההוצאות הן עבור תחבורה, וקבלה אינה זמינה

עם זאת, יש לזכור כי במקרה של ביקורת, כל הוצאה יכולה להיקרא ספק - אפילו אלה תחת 75 $.

לקבלת מידע נוסף, לבדוק את ההנחיות של IRS על הוכחת הוצאות תחת $ 75.

ראה גם: גיליון חשבונאות של Cheat

כמה זמן כדי לשמור על רשומות המס שלך

כלל שלוש שנים:

תוכנית לשמור על המס שלך רשומות במשך שלוש שנים ממועד הגשת התשואה או ממועד הפירעון האמור (לפי המאוחר). אם אתה מגיש את ההחזר מוקדם, הוא מטופל כאילו הוא הוגש בתאריך היעד.

כלל זה מגיע לשלוש שנים באמצעות חוק ההגבלות, המהווה את התקופה שבה אתה, משלם המסים, יכול לתקן את החזר מס - או שבו למס הכנסה ניתן לביקורת המס חזר. לאחר תום תקופת ההגבלות, אינך נדרש עוד לשמור רשומות מס לתקופה זו.

חריגים לשלוש שנות השנה:

כמו תמיד, יש חריגים לכלל זה. במקרים מסוימים, תצטרך להחזיק ברשומות ארוכות יותר מאשר שלוש שנים של דרישות חוק הגבלות. החריגים כוללים:

חובות אבודים וניירות ערך חסרי ערך: אם ניכסת את העלות של כל אחד מהם על החזרי המס שלך, שמור את הרשומה במשך שבע שנים.

הכנסה שנמחקה: אם לא תצליח לדווח הכנסה למס הכנסה, וזה יותר מ -25% מההכנסה ברוטו על ההחזר שלך, לשמור רשומות במשך שש שנים לאחר תאריך הגשה או את תאריך היעד של החזרה, לפי המאוחר מאוחר יותר.רשומות של עובדים:

רשומות של עבודה צריכות להישמר ארבע שנים לאחר קבלת מס שכר הרלוונטי, או ששולמו לפי המאוחר. החזרות כוזבות:

אם אתה ממלא את ההחזר באופן מזויף, יותר טוב להחזיק בו. אין כל הגבלה על החזרים המטעים את מס הכנסה. רשומות רכוש:

אתה צריך לשמור רשומות הקשורות החזקת רכוש במשך תקופת ההתיישנות - שלוש שנים, לאחר רכוש זה עוזב את החזקה שלך לגבי רשומות רכוש, אתה צריך להחזיק תיעוד כגון מעשים, כותרות, רשומות בסיס עלות. זה מאפשר לך לחשב כל פחת, הפחתה, או ניכוי דלדול, כמו גם גורם רווח או הפסד בעת מכירת או להשליך את הנכס.

ראה גם: 6 טעויות חשבונאות לשים עסקים קטנים בסיכון

כיצד קבלות חנות ורשומות מס

לאחר שתקבע אילו רשומות אתה צריך לשמור ולכמה זמן, הגיע הזמן להקים מערכת לארגון אותם.

תודה, מס הכנסה מקבל מסמכים דיגיטליים כל עוד הם רפרודוקציות מלאות ומדויקות של המקור. על פי בקשה, אתה אמור להיות מסוגל לייצר עותק מודפס, מודפס של כל מסמך נתון.

משמעות הדבר היא כי בימים של שימוש בארון תיוק חורק לאחסן רשומות המס שלך הם מעל; יש מספר פתרונות דיגיטליים בהם ניתן להשתמש כדי לעבור ללא נייר ולשמור על הרשומות שלך בסדר.

אפשרויות אחסון ענן מאובטח כגון Dropbox, Evernote או Google Drive מאפשרות לך לאחסן את המסמכים שלך באופן מקוון באופן מקוון. לאחר העסק שלך הוא הקים, אם אתה מוצא שאתה מתעסק עם הרבה ניירת, שקול להשקיע סורק אוטומטי, במהירות גבוהה כדי להפוך את העברתם באינטרנט יעיל יותר.

זה גם רעיון טוב לשמור עותק גיבוי של המסמכים שלך, או על התקן אחסון פיזי מוגן בסיסמה או חשבון ענן משני.

ראה גם: עסקים קטנים חשבונאות 101: 9 שלבים כדי לקבל את העסק החדש שלך על המסלול

שמירת רשומות למטרות לא מס

ברגע שאתה כבר לא צריך להחזיק במסמך למטרות מס, בדוק כפול כי אתה בהחלט לא צריך אותם לפני רטוש אותם. הנושים שלך, עורך הדין או חברת הביטוח עשויים להזדקק לך לשמור אותם במשך זמן רב יותר ממס הכנסה.

אם אתה משתמש באחסון מקוון, במקום למחוק מסמכים שאינך זקוק להם עוד, תוכל להעביר אותם לארכיון באופן קבוע. לנווט באזורים האפורים של תיעוד עסקים קטנים - ולהקים מערכת ללא נייר של ארגון - יחסוך ממך את הסכנות של העומס המשרדי, תוך הקפדה שתמיד אתה משחק לפי הכללים.