חשבונית שלך נדחתה: למעלה 8 עצות עבור חשבוניות תאגידים |

סגירת עסקה עם מיזם או לקוח של החברה היא דחיפה גדולה עבור כל עסק, קטן וגדול כאחד.

תשלום, עם זאת, זה דבר אחר לגמרי.

זה יכול להיות חלק כמו שאתה מקווה, או בסופו של דבר בלגן מוחלט. הכל תלוי בדרך שבה אתה חשבונית הלקוחות שלך. לאחר שקיבלת ומרשמת, החשבונית מפעילה שורה של תהליכים שמביאים לפגיעה בחשבונך - אלא אם משהו משתבש.

המפתח להחזרת החשבוניות שלך בזמן טמון בפרטים. העצות הבאות מגיעות משנתיים שלי בחשבונות זכאים וחשבונות חייבים, ובעקבותיהם יחסוך לך זמן, כסף והרבה מתח.

ראה גם: מה חשבונות זכאים? מדדים בדקה

1. דע איפה החשבוניות שלך למעשה ללכת

תוך התמודדות עם חברות גדולות, אתה צריך לזכור כי חשבונות Payable הוא אחד התהליכים הראשונים להיות outsourced ו automatized. והיכן יש automatization, את הסובלנות לטעות הוא ליד אף אחד. זה חל גם על החשבוניות שלך.

פירוש הדבר שמישהו במדינה אחרת (ואפילו אזור זמן אחר) כנראה מזמין את החשבוניות שלך. בין אם זה צד שלישי או מרכז שירות משותף, תקני האיכות הם קפדניים. הם לא יהססו לדחות חשבונית, בייחוד מצד רוכל קטן, על חשד קלוש שמשהו כבוי. מה שאולי נראה לך כפרט טריוויאלי יכול באמת לגרום השלכות חמורות על שותף מיקור חוץ במקרה של ביקורת. בנוסף, AP פועלת עם כמות גדולה של מסמכים וכל אחד מהם מוערך מהר מאוד. אין זמן לנתח כל חשבונית בפירוט - זה נכון או לא, וזהו. ודא שהחשבוניות שלך מקובלות ומאושרות באופן מיידי. אֵיך? ובכן, על ידי ציות!

2. מסמר זה מההתחלה

רוב בעיות התשלום שראיתי יכול היה בקלות נמנע פשוט על ידי דרישות החיוב של הלקוח. ככל שיותר אנשים המעורבים בקביעת העסקה, כך גדל הסיכוי שמידע זה ילך לאיבוד.

נציגי המכירות הם אלה שמקבלים את הוראות החיוב, אך ככל שהם מתמקדים יותר בהשגת מוביל חדש, הם נוטים להזניח הפורמליים הבאים לאחר.

ודא כי המכירות והחיוב שלך נמצאים באותו דף. אל תמתין עד שהחשבונית תחלוף על מנת לוודא אם היא הונפקה כהלכה.

ראה גם: מתי מבצע חשבונית חשבונית?

3. שמור את החשבוניות שלך קריאות

בין אם אתה שולח חשבוניות אלקטרוניות או נייר, סביר להניח שנסרקו ממש בהתחלה ונותבו לתוכנית לקריאת חשבוניות. רואה החשבון AP מאמת אותם הבא.

זה המקום שבו הרבה דברים יכולים להשתבש. קודם כל, יישומים אלה אינם טובים בקריאת צבע. אתה עלול להתפתות כדי לתבל את החשבוניות שלך עם גוונים שונים, אבל זה הכי טוב לשמור אותם פשוטים. כל הטקסט והמספרים בשחור הוא חובה.

בנוסף, אל תסרוק את החשבוניות בעצמך - התמונה המתקבלת במערכת הלקוח תהיה בטוחה שלא תהיה קריאה. הדרך הנכונה היא ליצור מסמך PDF.

שנית, ודא שהפרטים החיוניים (תאריך חשבונית, תאריך יעד, מספר, מספר הזמנת רכש, שם חברה וכתובת, סכומים ושיעורי מס) בולטים. הם חייבים להיות קל לזהות במבט ראשון. אחרת, ניתן לדחות את החשבונית מיד, גם אם המידע נמצא שם.

4. ביל הישות הנכונה

ככל שהחברה גדולה יותר, כך יש יותר ישויות. אלא אם כן את טופס ההזמנה אומר אחרת, חשבונית היחידה שאתה בעצם עושה עסקים עם.

ספקים רבים נוטים להתייחס חשבוניות שלהם מטה החברה כאשר ספק לגבי כתובת החיוב הנכון. AP בטוח לדחות אותם ולבקש לשלוח את המסמך עם פרטים מתוקניםבנוסף, לעולם אל תקצר את שם החברה או את כתובתה. יש מדינות (סינגפור, למשל) יש תקנות קפדניות מאוד בעניין זה, ו- AP אולי לא יקבל חשבוניות עם קיצורים או פרטים חסרים. זה נשמע אולי מגוחך, אבל לפעמים הייתי צריך לדחות חשבוניות עם קומה לא נכונה או מספר רחוב בכתובת הלקוח. השתמש בדיוק מה שסופקו לך על ידי השותף העסקי שלך.

ראה גם: כיצד תחזית תזרים מזומנים

5. לכבד את הזמנת הרכש

סביר להניח שהלקוחות שלך ידרוש מספר הזמנת רכש (או "הזמנת רכש") בחשבונית שלך. הקפד לבדוק אם זה המקרה ולציית לכל המידע הכלול בפקודה.

הזמנת הרכש היא מה ש- AP מחפש קודם כאשר הם מזמינים חשבוניות באמצעות מספר זה. אם הוא אינו קיים או שקשה לאתר אותו, ניתן לדחות את החשבונית ולהחמיץ את התשלום הרצוי. עקוב אחר התקופה הכספית שה- PO מכסה ואת המזומנים הזמינים. שליחת חשבונית עם הזמנת רכש שאינה מעודכנת או מקופה, תעכב את התשלום לפי ימים, אם לא שבועות. זה בעייתי במיוחד במהלך המעבר מ שנת כספים / רבעון אחד למשנהו.

זה גם נוהג טוב לשמור PO אחד לכל חשבונית אחת. זה אולי נראה יותר נוח לכלול כמה הזמנות מסמך אחד, אבל זה יהיה להקשות על AP להזמין, במיוחד כאשר יש בעיה עם אחד מהם. ביל במטבע הנכון

אי התאמה מטבע היא סיבה נפוצה נוספת עבור תשלומים מאוחרים, במיוחד כאשר המסחר עם גורמים זרים. היזהר במיוחד כאשר אתה מתמודד עם כזה.

כמה מדינות, כמו הודו, להקשות מאוד לעבד העברות בנקאיות במטבע חוץ. ראיתי תשלומים עבור חודשים בגלל זה, נפתרה רק על ידי הנפקת הזמנה חדשה.

אם אתה חשבונית הלקוח שלך במטבע שונה המקומי, ייתכן שיהיה עליך גם לספק המקבילה המקומית שלהם לכל מסים על חשבונית, כולל כולל מסים.

ראה גם: מדדי מפתח 7 כל בעל עסק צריך לפקח

7. לשנות את פנקס הכתובות שלך באופן קבוע

שמירה על אנשי הקשר שלך מעודכן הוא בעל חשיבות מכרעת, במיוחד כאשר אתה לא חשבונית הלקוחות שלך לעתים קרובות. חברות גדולות תמיד משפרות את התהליכים שלהם ואת מערכות ניהול הנתונים, אשר לעיתים קרובות גורמות לשינוי כתובות דואר אלקטרוני. בדרך כלל, הן מתקשרות אליו מראש, אבל הודעות דוא"ל אוטומטיות יכולות בקלות ללכת לאיבוד בתיבת הדואר הנכנס או מסוננות כספאם. אם תשלח חשבוניות לדוא"ל אישי, הקפד לכלול כתובת כללית או כתובת חשבונאית ב- CC. אנשים באים והולכים, אז אל תעשה את הטעות של מישהו שמגיע עם החברה.

רואי החשבון של איי.פי לא יכולים לבדוק את תיבת הדואר הנכנס שלהם לעתים קרובות ככל שהם רוצים. שליחת חשבוניות באמצעות ערוצים גנריים תבטיח שהם מטופלים במסגרת הזמן הרגילה. המשך עם חיוך

בכל פעם שאתה מעקב עם AP על חשבונית נדחתה שלך או תשלום מאוחרת, להיות ידידותי יהיה ללכת דרך ארוכה. באופן טבעי, יש לך זכות לדרוש את הכסף בזמן, אבל נקיטת טון שלילי עם פקיד AP לא יעזור.

הבעיה היא כנראה לא אשמתם. הם הרבה יותר סביר ללכת קילומטר נוסף בשבילך אם אתה מראה אמפתיה וחסד. העבודה שלהם היא ארציים מאוד, כך להתייחס אליהם כאל אנשים ולא מכונות יעבוד לטובתך