7 טיפים חשבונית יעילה

כבעל עסק קטן, אתה כנראה אוהב את מה שאתה עושה ואולי אפילו אומר שאתה תעשה את זה בחינם אם אתה יכול. אבל בסופו של דבר, אתה צריך תזרים מזומנים כדי לשמור על העסק שלך פועל.

An חשבונית הוא שטר שנשלח ללקוחות עבור מוצרים או שירותים שסיפקת. הוא מתאר מה נמכר, כמה הלקוח חייב ומתי וכיצד הלקוח צריך לשלם. חברות גדולות יש רואי חשבון ייעודי לעשות החשבונית שלהם, אבל רוב בעלי עסקים קטנים צריכים לעשות את זה בעצמם. והעסקים הקטנים הממוצעים מחכים ליותר מ -5,000 דולר בתשלומים איחור בכל חודש נתון, על פי סקר אינטואיט של 1,000 בעלי עסקים קטנים בארה"ב.

Investmentmatome דיבר עם רואי חשבון ואנשי מקצוע חשבוניות על איך יזמים יכולים להכין חשבוניות ביעילות רבה יותר ולקבל תשלום מהר יותר.

1. להפוך את התהליך

אם עדיין לא עשית זאת, הגדר תוכנה כדי להפוך את החשבוניות שלך לאוטומטיות. רוב פלטפורמות חשבונאות כגון QuickBooks, Xero, FreshBooks ו- Wave חשבונאות כוללים יכולות חשבונית, או שאתה יכול להירשם לשירות חשבונית בלבד כמו Bill.com, Hiveage ו Billbooks.

"הגיע הזמן לעבור מ- Excel ו- PDF ליישומי חשבוניות ענן", אומר מנכ"ל חברת Billbooks, סגר קוגקר, בדוא"ל ל- Investmentmatome. "יש ערימות של תוכנות שם בחוץ, ואתה תחסוך זמן וכסף אם תבחר אחד."

כ -70% מהעסקים הקטנים משתמשים בתוכנות חשבוניות, על פי סקר של למעלה מ -200 מנהיגים עסקיים קטנים של חברת Concur, חברת Bellevue, וושינגטון, המספקת שירותי חשבוניות אוטומטיות ומוצרי ניהול הוצאות לחברות.

באמצעות תוכנת חשבונית מקטין טעויות חוסך כסף. עסקים הממיינים את תהליכי החיוב שלהם מקטינים את עלויות החשבונית ב -40% ל -70%, על פי דו"ח של חברת ארדנט פרטנרס, חברה העוסקת בניהול האספקה. אוטומציה גם עושה חשבונית מהר יותר, לשחרר את הזמן עבור יזמים להתמקד בניהול העסק שלהם.

"הם יכולים לבלות את הזמן היקר שלהם בכובע CFO שלהם במקום כובע נתונים ידני," אומר מנהל מוצר קונקור, ג'סיקה סטאליי, ל- Investmentmatome.

2. שלח ציטוטים בכתב

אם אפשר, לנהל את הציפיות של הלקוחות שלך על ידי שליחת הצעת מחיר בכתב לפני שאתה מספק את המוצר או השירות שאתה מציע להם. ציטוט צריך לכלול את העלות המשוערת של העבודה וכיצד אתה מקבל תשלומים, בין אם במזומן, בכרטיס אשראי, המחאה או באינטרנט. ודא שהלקוח מקבל את התנאים בכתב לפני שאתה מקבל את ההזמנה.

"אני מעריצה ענקית של תיעוד הכל", אומרת שרה רוזנפלד, מנהלת שיווק מוצרים ב- Wave Accounting.

3. הגדר תנאי תשלום קצרים

כאשר אתה שולח ללקוח חשבונית, ציין את מסגרת הזמן לתשלום. התקן הוא בדרך כלל 30 יום או פחות, אך ניתן לבחור בכל פרק זמן.

החייב הממוצע משלם שבועיים מאוחר, על פי ניתוח Xero של יותר מ -12 מיליון חשבוניות. מומחים ב Xero ממליצים הגדרת תנאי התשלום ב 13 יום או פחות אם אתה רוצה מציאותית משלמת תוך 30 יום. חשבונית מקוונת הופכת את התשלום לקל יותר ללקוחות, אומרת איימי וטר, מנהלת החשבונאות של זירו, ארה"ב.

"אנשים רגילים לשלם על דברים באינטרנט ולא בהכרח מחכים לחתוך את ההמחאה ביום שישי", אומר Vetter Investmentmatome. "הרבה יותר מקובל לקבוע את תנאי התשלום [הקצר] עם הלקוחות".

4. יצירת מערכת מספור

מספור החשבוניות שלך יעזור לך לעקוב אחר תשלומים נכנסים למטרות מס. ניתן להשתמש באותיות, מספרים או שילוב של השניים כדי לסמן כל חשבונית. בחר מערכת המתאימה לך, אך מומחי חשבוניות ממליצים שלא להשתמש ב - "001" עבור החשבונית הראשונה שלך. החל במספר גבוה יותר יסייע ללקוחות שלך לראות אותך כמומחה מבוסס, גם אם אתה עסק חדש.

"התחל עם 0053, רק כדי לבוא כמו קצת יותר מקצועי", אומר Faraz Shafaghi, מנהל שיווק המוצר ואת מעורבות הלקוח ב FreshBooks.

.5 השתמש בשפה מנומסת

למרות שזה עשוי להיראות קל, באמצעות ביטויים כגון "בבקשה לשלם על ידי (תאריך)" ו "תודה על העסק שלך" על חשבוניות יגדיל את הסיכויים שלך לקבל תשלום, אומר Shafaghi. אתה יכול גם לשלוח הערות תודה או מיילים ללקוחות המשלמים על הזמן או מוקדם.

"הזכר ללקוח שלך מוצרים ושירותים אחרים שאתה מציע ושאתה אוהב לשרת אותם שוב", אומר מייק Savory, מנהל מוצר ניהול של סייג 'צפון אמריקה, חברת תוכנה לחשבונאות.

6. שלח חשבוניות באופן מיידי

לאחר שתשלים שירות או משלוח של סחורה ללקוח, שלח חשבונית באופן מיידי. זה יעזור לך להישאר בחלק העליון של הנפש של הלקוח ולהגדיר תקדים למהירות.

אם אפשר, אפשר ללקוחות לשלם במקום עם מערכת תשלומים ניידת כגון Apple Pay או Square. כמה מערכות חשבוניות, כולל גל, Flint Mobile ו QuickBooks, גם מאפשרים לבעלי עסקים לקבל תשלומים ניידים.

7. מעקב

אם לא תקבל תשלום מיידי, שלח תזכורות ללקוחות שלך לגבי מועדי תשלום. זה מתאים לשלוח תזכורות שבוע לפני מועד התשלום, היום בו היא מגיעה, וכל שבוע לאחר השעה המאוחרת, אומר רוזנפלד.עבור פריטים בכרטיסים גדולים, כגון הזמנה בסך $ 5,000, מומלץ לשלוח תזכורות תכופות יותר.

אם אתה חושש להגיע כמו דוחף עם יותר מדי מעקב הודעות דוא"ל, רוזנפלד מציע להשתמש בתוכנת חשבונית שלך כדי להגדיר הודעות תשלום אוטומטיות ללקוחות.

"אל תהיי מודאגת מכך ששליחת תזכורות או מעקב אחר חשבוניות שלא שולמו תיחשב גס או הפרה של מערכת יחסים שיצרת עם לקוח", אומר Savory, של Sage North America. "אתה מנהל עסק, ואת הצורך תשלום מיידי ומלא צריך להיות הפתעה לאף אחד."

לקבלת עזרה נוספת עם הפעלת וניהול עסק קטן, בקר באתר שלנו Small Business Guide.

טדי נייקאל הוא סגל צוות המכסה כספים אישיים עבור Investmentmatome. עקוב אחריה בטוויטר @ teddynykiel וכן הלאה Google+.

תמונה באמצעות iStock