ניהול סיכונים עבור מלכ"רים: 10 דרכים להקל על הונאה

מלכ"רים עשויים לקבל את ליבם במקום הנכון, אבל, כמו כל ארגון המבצעת עסקאות כספיות, את הסיכון של הונאה הוא נוכחי. קלי ובעלים, LLC מוערך 84000000000 $ הונאת המקומי בשנת 2008, הנפוץ ביותר המצוטט הסיבה להיות חוסר בקרות פנימיות. מאת כנסיות לצדקה, עמותות חייב לנקוט באמצעי זהירות נאותים כדי להגן על עצמם מפני אנשים מושחתים וניהול שקרי. הגדרנו 10 טכניקות להפחתת הסיכון של פעילות הונאה בקרב מלכ"רים. בעוד מאמר זה מספק מבוא מוצק למניעת הונאה, אנו קוראים לך להשקיע נתח משמעותי של זמן במחקר זה היבט מכריע של המגזר ללא מטרות רווח.

1. להוביל על ידי דוגמה

אחת הטכניקות הפשוטות ביותר לניהול טכניקה יכולה להבהיר את העקרונות האתיים של הארגון. זה יכול להיעשות בשתי דרכים: במישרין ובעקיפין. ישירות כתובת הבעיה על ידי שילוב של הונאת מרמה לתוך הכשרה העובד. להבהיר התנהגות כזו יהיה פיקוח הדוק, העבריינים לדין במלוא היקף החוק. בעקיפין לחזק את המסר באמצעות דוגמה ניהולית. על מנהיגי הארגון להוכיח בעקביות יושר ועמידות באיתור ובהשמעת התנהגות בלתי הולמת. אל תהפוך את הארגון שלך למשטר פרנואידי, מאשים, אבל תן לעובדים ולמתנדבים לדעת, בתקיפות ובחביבות, מתבוננים בהם.

2. לחלק ולכבוש

יש בטיחות במספרים. בעוד האמרה הזאת מציעה בדרך כלל הגנה מפני כוחות חיצוניים עוינים, היא תקפה באותה מידה גם באיומים מבפנים. זהו הנחיה כללית חיונית לזכור בעת הגדרת בדיקות בכל רמה של הארגון. לחלק את המשימות בצורה כזו כסף חייב להיות מטופל ו פיקוח על ידי מספר אנשים. אדם אחד הפועל לבד הוא פחות סביר לנסות הונאה כאשר אחרים מעורבים בעסקה. לדוגמה, לאחר אירוע התרמה, זה יהיה מנהג לקוי להקצות אדם אחד לספור, הקלטה הפקדת תרומות במזומן.

3. לחזק את חשבון הבנק שלך

כסף בבנק לא יכול להישמר כפי שהוא צריך. להגביל מאוד את הגישה לקרנות על ידי נקיטת אמצעי זהירות פשוטים. ראשית, אל תשתמש בכרטיס חיוב. הגנות חיוב הם מוגבלים כסף חסר יכול להיות קשה כדי recoup. ושנית, הגדר את החשבון שלך כדי לאסור משיכת מזומנים. מזומן הוא חומר חלקלק. משיכות צריך לבוא בצורה של המחאה שבוצעה על מנהל החשבונות. זה מוסיף צעד נוסף, ביצוע משיכות קל יותר לעקוב ולשלוט.

4. חשבונאות קפדנית

כל ארגון זקוק למערכת חשבונאית מתועדת היטב. זוהי אולי הדרך הקלה ביותר לזהות פעילות חשודה. הגדרת מערכת יעילה פשוט אומר להקליט הכל. סטנדרטיזציה של אמצעי כתיבה כל עסקה כספית, לא משנה כמה קטן. הקלט מי עושה מה ומתי. בדוגמה של תרומות לגיוס כספים, לעקוב אחר מי אוסף את הכסף, מי סופר את הכסף, מי re סופר את הכסף, שמפקיד את הכסף וכן הלאה. הגדר נתיבי נייר ברורים שקל לחזור אחורה למקור. בהתאם בקנה מידה של הפעולה שלך, זה לא יכול להיות רעיון גרוע לשכור מומחה חשבונאות ללא מטרות רווח.

5. שימוש בכרטיס אשראי

סביר להניח שהארגון שלך ייהנה משימוש בכרטיס אשראי עסקי. מזומנים והמחאות אינם תמיד מעשיים, וכפי שציינו קודם, כרטיסי חיוב אינם רעיון טוב. אשראי יש הגנות טובות יותר ולא ינקז את הכספים שלך במקרה של הונאה. המפתח בשימוש בכרטיס אשראי הוא שמירה על קבלות. עבור כל רכישה, הקפד לרכוש, לתעד קובץ הקבלה. בסוף כל תקופת חיוב, התקבלו שתי קבלות וודאו שהחיובים הכוללים מסתכמים לסכום שבדוח.

6. הקרנת עובדים

להרכיב צוות אמין הוא ברור. זה יהיה כרוך בביצוע בדיקות רקע על פוטנציאל עובדים. גלה מראש אם המבקש יש היסטוריה של התנהגות לא הולמת. פעולה זו יכולה לחסוך לך עולם של צרות. כמו כן, לבקש הפניות ובאמת ליצור איתם קשר. אם כמה מקורות מהימנים יכולים להעיד על המבקש, זה התחלה מצוינת. השתמש זמן הראיון כדי לטפל בבעיות של הונאה. אתה יכול לקבל קריאה של אופי המבקש באמצעות שיחה פשוטה. ללכת אותו או שלה באמצעות תרחישים היפותטיים הנוגעים להונאה. זה יידע אותך על תהליך המחשבה של המבקש יחד עם שליחת ההודעה כי הארגון שלך לוקח דברים כאלה ברצינות.

7. הגדר תקציב

אתה לא יכול לקבל הרבה יותר בסיסי מזה. הגדר תקציב ודבק בו. זוהי דרך לדעת לאן הכסף שלך ילך לפני זה באמת הולך לשם. על ידי יצירת ציפיות, אתה יכול לראות לאן הכסף שלך צריך להיות הולך ולהשוות אותו עם המציאות של המצב. תקצוב יסייע למנוע overspending. אתה יודע כמה כסף צריך להיות מוקדש לכל קטגוריה ולהיות מסוגלים לזהות טוב יותר פערים. סביר להניח כי תצטרך להתאים את התקציב שלך עם הזמן לובש. זה בסדר. אבל ללא קשר לחיזוי של נכסים עתידיים, תמיד להמשיך עם התקציב מבוסס על האומדנים הטובים ביותר שלך.

8. ביקורות

ביקורות פתע תקופתיות יסייעו לאמת את הכספים של הארגון. אמנם לא בוצע למטרה הבלעדית של גילוי הונאה, ביקורת הן אינסטרומנטלי בסקירת זרימת הכסף.לא כל הארגונים יוכלו להרשות לעצמם ביקורת. במקרה זה, להעסיק צד חיצוני חלופי כדי לסקור מידע חשבונאי והיסטוריית העסקאות. מפלגה חיצונית יכולה לשמש כמערכת שנייה נחוצה מאוד של העיניים ולסייע באיתור השגחה. בנוסף לאיתור הונאות בפועל, ביקורות כאלה כפולות כאמצעי מניעה, ומאפשרות לעובדים לדעת שהארגון מתבונן באופן פעיל בשגיאות.

9. חתימות על המחאות

דרוש שתי חתימות על המחאות שנרשמו בשמו של הארגון יבטיח לפחות שני אנשים סקרו ואישרו את העסקה. שוב, זה חוזר לחלק את העבודה ולהגדיל את מספר האנשים הדרושים כדי להשלים עסקה. אם אדם רשאי לכתוב צ'קים ללא פיקוח, הדלת להונאה פתוחה לרווחה. בדיקות ריקות צריך גם להימנע ככל האפשר.

10. מזומן קטן

צמצום הונאה מתרחשת בכל רמה של כספים ללא מטרות רווח. רוב הארגונים שומרים על אספקת מזומנים זעירים עבור עסקאות קטנות, לעתים קרובות בלתי צפויות. אל תעשה את הטעות של לאבד את המסלול של כמה כסף מזערי הוא בילה. כן, זה מיועד בדרך כלל עבור miscellany, אבל, כפי שהוא בא בצורה של שטרות דולר, מזומן קטן קל התעללות. החזק על קבלות לשמור על שיא חזק של הוצאות. שליטה קפדנית בעסקאות קטנות תמנע הונאות ברמות גבוהות יותר ומזיקות יותר.