שבעה שלבים לתכנון פרוייקט מוצלח

לאחרונה, הייתי חלק מכמה צוותי פרויקטים. חלק מהחוויות האלה גרמו לי לשבת אחורה ולנתח את תהליך התכנון של הפרויקט כדי להבין כיצד ניתן לשפר את תכנון ויישום ניהול הפרויקטים.

מדוע פרויקטים המנוהלים על ידי אנשים מוכשרים בסופו של דבר מתעכבים או לא הושלמו? למה צוותי הפרויקט לפעמים מרגיש שהם יורים לעבר מטרה נעה? אני מוצא כי חוסר תכנון נכון או כישלון ליצור גישה שיטתית יכול להיות קטלני לפרויקטים.

מהו תכנון הפרויקט?

תכנון הפרויקט הוא תהליך של הגדרת המטרות שלך ואת היקף, המטרות שלך ואת אבני הדרך (תוצרים), והקצאת משימות ומשאבים תקציביים לכל שלב. תוכנית טובה היא משתפת בקלות עם כל המעורבים, וזה שימושי ביותר כאשר הוא revisited באופן קבוע. פשוט outlining תוכנית ולא לדון את זה עם הצוות שלך שוב הוא מתכון טוב מבוזבז זמן ומאמץ.

תוכל לבצע את תכנון הפרוייקט שלך במסמך Google פשוט, או שתוכל להשתמש בתוכנת ניהול פרויקטים. היתרון של שימוש בתוכנות ניהול פרויקטים הוא שאתה בדרך כלל מסוגל לאחסן את כל המסמכים שלך ואת תוצרי במקום אחד, ואתה יכול להימנע לאבד דיונים חשובים והחלטות לדוא"ל או חלל ריק. עם כלי כמו Basecamp, למשל, קל לעקוב אחר ההתקדמות ולעקוב אחר שיחות ופריטים הדורשים שיתוף פעולה עם כמה אנשים שונים.

אם אתה חושב על ניהול פרויקטים כמו או בתוך הפעלה המהיר, זה אולי נראה כאילו כל זה לוקח יותר מדי זמן בהתחלה. אבל, למעשה תוכל לחסוך הרבה זמן ומשאבים אם אתה לתעד את הפרויקט שלך התוכנית מלכתחילה ולהשתמש בו כמפת דרכים כדי לשמור על עצמך ועל הצוות שלך על המסלול.

הנה שבעה מפתחות לתכנון פרוייקט מוצלח כדי עזור לך להתחיל.

1. תחשוב על התוכנית שלך כמפת דרכים עבור בעלי עניין

כל פרויקט צריך מפת דרכים עם מטרות מוגדרות בבירור, כי לא צריך לשנות לאחר השלב הראשון של הפרויקט הושלמה. כל בעלי העניין המרוויחים מהתוצאה או המעורבים בביצוע הפרויקט צריכים להיקרא בצורכיהם תוך כדי תהליך התכנון הראשוני של הפרויקט.

בעלי עניין אלה עשויים לכלול:

• מנהל הפרוייקט או האדם שאחראי עליו בסופו של דבר
• "הלקוח" שמקבל את התוצרים - זה יכול להיות מישהו בצוות שלך (פנימי) או לקוח משלם בפועל.
• הצוות, או האנשים האחראים לכל טקטיקה שהיא חלק את התוכנית.

אל תניח שאתה מבין באופן אוטומטי את הצרכים של כל בעל עניין ומטרות. לפני שתגיע רחוק מדי לתוך תיעוד תוכנית הפרוייקט שלך, לדבר איתם כדי לוודא שאתה באמת מבין את הפרויקט ואת היכולות והמשאבים של כל הצוות.

2. לשבור את הפרויקט לתוך רשימה של תוצרים

לפתח רשימה של כל התוצרים. רשימה זו צריכה לשבור את הפרוייקט הגדול יותר למשימות קטנות יותר שניתן להקצות לחברי צוות ספציפיים, ועליך לכלול מועדים משוערים המשויכים לכל תוצר או משימה.

ודא שאתה מבין ומתעד את תהליך האישור עבור כל תוצר. אם הפרויקט שלך הוא עבור לקוח חיצוני, ודא שאתה ברור על תהליך האישור הפנימי שלהם, כך שאתה לא מופתע עיכובים או האטה עם דשדוש באמצעות דעות מתחרות.

3. דבר עם הצוות שלך

זהה לפי שם כל הפרטים ו / או הארגונים המעורבים בכל תוצר או משימה, ותאר את תחומי האחריות שלהם בפירוט. אחרת, miscommunication עלול להוביל לעיכובים ולמצבים שבהם חברי הצוות יצטרכו לעשות שוב את עבודתם.

עצור פגישת בעיטה כדי לדבר עם הצוות שלך על תוכנית ההתקפה שלך. שאל אותם כדי לעזור לך לחשוב על הדרך הטובה ביותר להשיג את העבודה. לא רק זה יעזור לך להיות יעיל יותר, זה יעזור לך לקבל שלהם לקנות כי הם ירגישו יותר בעלות על התהליך. באמצעות כלי ניהול פרויקטים כמו Basecamp יכול להיות עוזר לשמור על כולם במסלול ואחסון מסמכים ושיחות כל במקום אחד.אם אתה משתמש באימייל כדי ליצור קשר עם פרויקטים, שקול להשתמש בפתרון דואר אלקטרוני של צוות צוות שיאפשר לך להקצות הודעות אימייל שזקוקות לתשומת לב לפרויקט בהתאם לחברי הצוות לפי הצורך, במקום להעביר ללא סוף חוטי שיחה ענקיים קדימה ואחורה.

4. זיהוי סיכונים

קבע את הסיכונים הכרוכים בפרויקט שלך. תחשוב מה תעשה אם משהו לוקח הרבה יותר זמן מהצפוי, או אם עלויות בסופו של דבר להיות הרבה יותר ממה שאתה בתחילה הצפוי.

אתה לא צריך להיות מסלול פעולה ספציפי מזוהה עבור כל תוצאה שלילית אפשרית, אבל אתה צריך לבלות קצת זמן עם הצוות שלך, לחשוב דרך מה יכול להשתבש. לאחר מכן, אתה יכול לעשות כמה שאתה יכול כדי להקטין את הסיכונים האלה מלכתחילה, ולא להיתפס מחוץ מאוחר יותר. לגורמי הסיכון יש גם השפעה על אופן התקציב שלך. יצירת תקציב

המצורף לרשימת אבני הדרך והתוצרים שלך צריך להיות מידע על עלות הפרויקט ועל התקציב המשוער. להתנגד לדחף להקצות סכומים גדולים דולר לפרויקטים גדולים מבלי לזהות בדיוק איך הכסף נועד להיות בילה. זה יעזור לצוות שלך להבין את המשאבים שיש להם לעבוד עם כדי לעשות את העבודה. כאשר אתה מגדיר את התקציב הראשוני שלך, מספרים אלה עשויים להיות טווחים ולא מוחלטים.

עבור פריטים מסוימים, ייתכן שיהיה עליך לקבל הצעות מחיר ממספר ספקים שונים. זה יכול להיות מועיל כדי לתעד את היקף הפרויקט המוסכם בקצרה בתיעוד התקציב שלך, במקרה שאתה בסופו של דבר צורך לבצע שינויים בפרויקט גדול יותר על בסיס אילוצים תקציביים, או אם הספק שלך אינו מספק בדיוק מה שציפית.

6. הוסף אבני דרך

השתמש ברשימת התוצרים שלך כמסגרת להוספת אבני דרך ומשימות שיש להשלים כדי להשיג את המטרה הגדולה. קבע מועדים סבירים, תוך התחשבות בפרודוקטיביות של חברי צוות הפרוייקט, בזמינותו וביעילותו.

חשוב על אבני הדרך שלך במסגרת SMART. המטרות שלך צריכות להיות:

ספציפיות:

ברור, תמציתי וכתוב בשפה שכל אחד יכול להבין.

• מדידת: השתמש במספרים או בשפה כמותית, לפי הצורך. הימנע תיאורים מעורפלים כי להשאיר הצלחה עד פרשנות אישית, סובייקטיבית.
• מקובל: קבל קונה מבעלי עניין על המטרות שלך, אבני דרך, ותוצרים.
• מציאותי: מטרות מתיחה הם דבר אחד, אבל לא להציב מטרות כי הם בלתי אפשרי להשיג. זה מתסכל עבור הצוות שלך עבור בעלי העניין שלך, ועשויים בסופו של דבר לעכב את הפרויקט שלך, כי הגשמת הבלתי אפשרי בדרך כלל עולה יותר ולוקח יותר.
• זמן מבוסס: להגדיר מועדים קונקרטיים. אם עליך לשנות את תאריכי היעד הקשורים לאבני הדרך שלך, לתעד מתי ולמה עשית את השינוי. הימנע משינויים התגנבות - או עריכת מועדים מבלי להודיע ​​על כך לצוות שלך ולבעלי העניין הרלוונטיים.
• 7. הגדר הנחיות דיווח על התקדמות אלה יכולות להיות דוחות חודשיים, שבועיים או יומיים. באופן אידיאלי, סביבת עבודה שיתופית צריך להיות מוגדר עבור הפרוייקט שלך באינטרנט או לא מקוון שבו כל הצדדים יכולים לעקוב אחר ההתקדמות. ודא שיש לך תוכנית לתקשורת תקשורת באיזו תדירות תעדכן את בעלי העניין על ההתקדמות וכיצד תשתף מידע כמו בפגישה שבועית או באימייל יומי.

השתמש במסגרת שהגדרת כאשר זיהית את אבני הדרך שלך להנחות את הדוחות שלך. נסה לא ליצור מחדש את כל הגלגלים או לבזבז זמן עם יצירת דוחות חדשים בכל פעם שאתה צריך לתקשר התקדמות. זכור כי שימוש בתוכנת ניהול פרויקטים כמו Basecamp יכול לשמור על בעלי העניין בלולאה מבלי לבלבל את תיבת הדואר הנכנס שלך, או לאבד שיחות בשיחות ארוכות.

הסוד לתכנון וניהול יעיל של הפרויקט נשאר מאורגן ומתקדם היטב עם צוות ובעלי עניין. בין אם תחליט להשתמש בתוכנה לניהול פרויקטים ובין אם לאו, תחשוב על היכן וכיצד אתה מאחסן את כל החומרים והמשאבים הקשורים לפרויקט שלך - שמור הכל במקום אחד אם אתה יכול. בהצלחה!