עסקים קטנים IT: מתחיל על רגל ימין | בעיות IT יכול להתפתח אסונות מכל זה להביא את כל העסק שלך כדי עצירה חורקנית. הנה למה אתה צריך אסטרטגיה IT, וכיצד ליצור אחד.

מתן שירותי IT לעסקים קטנים הוא לעתים קרובות מתסכל.

זה נכון במיוחד כאשר הדבר הראשון אי פעם לשמוע ממישהו הוא כאשר המשרד כולו התמוטט לתוך בלגן קטסטרופלי. אני מתכוון, בטוח - מנקודת מבט של ספק השירות, יש כסף כדי לעשות את מאמץ ההצלה. אבל יש גם זה נדנוד מתמיד חשב כי, עם ההכנות הנכונות, אף אחד מכל זה לא צריך לקרות.

הנה העפר הפנימי על איך לעשות את ה- IT ממש מההתחלה:

אתה לא יכול לדלג על אסטרטגיה

אישור, אני יודע מה אתה חושב. "" אני לא צריך אסטרטגיה IT. אני רק צריך כמה מחשבים וחיבור לאינטרנט. "

ואתה צודק. אתה יכול לגמרי להתחמק מזה - לפחות לזמן מה. רוב הימים, אתה תופיע במשרד וזה יהיה כל עובד כמו יום קודם. <<>> אבל הנה הבעיה

ללא אסטרטגיה, אתה חייב בסופו של דבר דחיית שדרוגים הנדרשים תחליפים ל תַשׁתִית. אתה גם לדלג על סוג של מניעה ותחזוקה עבודה זה מפסיק בעיות קטנות להתפתח לתוך אסונות.

זה יכול להפוך "מוות על אלף חתכים" המצב בעיות קטנות, כי חוזרים כל הזמן כי הם אף פעם לא קבועים כראוי. דמי הטכנאי של הטכנאים והפסדים לאיבוד ימשיכו להוסיף.

הם יכולים גם להתפתח לכלל אסונות שמביאים את כל העסק שלך לחריגה.

זה לא כל כך שונה לנהוג בג'לופי ישן שלא מגיע לעולם שירות קבוע - אתה עושה את זה כדי לחסוך כסף, ובכל זאת זה בסופו של דבר להיות כל כך יקר כדי לשמור על הכביש. ו, באותו אופן שבו מכונית ישנה ומתוחזקת היטב עלול להישבר בדרך את שדה התעופה, מערכות IT לא מתוחכמות עלול לפוצץ נכון בזמן העמוס ביותר של השנה.

ללא אסטרטגיית IT, אתה לא מנהל בעיות IT - אתה רק מגיבים אליהם בזמן שהם מתרחשים.

מניחים ערך על הפרודוקטיביות שלך

חלק גדול מהבעיה כאן הוא שיש לך כנראה מושג הרבה יותר טוב על מה זה עולה כדי להימנע מבעיות IT מאשר זה עולה לחוות אותם.

חומרה חדשה, תוכנה, חוזי תמיכה IT בדרך כלל לבוא עם תגי מחיר ברור. אבל אם לא ישבת ועשית כמה סכומים, כנראה אין לך מושג ברור מה זמן ההשבתה שלך באמת עולה.

כמה אתה מבלה שעה על שכר? כמה ביום על שכר דירה, חשבונות, עלויות השיווק?

כאשר המערכות שלך למטה, אתה עדיין להרים את ההוצאות האלה. אתה פשוט אין לך מה להראות להם.

את הפגיעה שאתה לוקח על המוניטין, המורל, ואת המומנטום הוא קשה יותר לחשב, אבל עדיין אמיתי מאוד.

אתה כנראה לא צריך לקבל מדי ב- עומק עם זה - אתה אף פעם לא יכול לצפות בדיוק איך בעיה כלשהי ישפיע עליך. רק רעיון גס, גב-מעטפה יעזור לך להעריך את הפרודוקטיביות שלך.

אבל אם אתה אף פעם לא לשבת ולחשוב על מה ההשבתה שלך באמת עולה, רוב הסיכויים שאתה תהיה דרסטית undervalue זה. אתה תמשיך למנוע ולהדחות כל סוג של החלטה פעילה להשתלט על בעיות ה- IT שלך - מבלי להבין כמה כסף אתה מדמם על הוצאות תפעוליות כמו אלה טרחה להקפיא את העסק שלך.

להגדיר אחריות ברורה על IT

אולי החלק הגרוע ביותר של חוסר אסטרטגיית ה- IT ברורה היא שאתה נוטה בסופו של דבר עם אף אחד לא אחראי כראוי על סביבת ה- IT שלך.

הדרך הנפוצה ביותר עסקים קטנים מקבלים את זה לא בסדר היא להסתמך על עובד ללא תפקיד IT רשמי אבל מי יודע מחשבים ".

הדרך האחרת היא לעסוק אנשי IT על בסיס מאולתר כמו בעיות מופיעות.

בכל מקרה, אתה תהיה מחכה הדברים ישתבש מאוד לפני נקיטת פעולה. אתה לא פותרת בעיות לפני שהן קורותבוא נראה בדיוק איך זה עובד

זה יהיה הגיוני יותר על ידי התבוננות איך זה יכול לשחק בחוץ בעולם האמיתי.

נניח כי, לאחר כמה שנים של שימוש קבוע, את הכונן הקשיח בקובץ שלך השרת לובש. זהו למעשה אחד הכשלים הנפוצים ביותר של חומרה בשרת.

ולכן רק על כל שרת שומר את אותם נתונים על שני כוננים. בדרך זו, כאשר אחד הפסקות, הוא עובר מיד לאחרים ואתה יכול להמשיך מבלי לאבד שנייה של פרודוקטיביות.

השרת גם שולח הודעה למנהל המערכת שלך כדי ליידע אותם כי הכונן צריך להיות מוחלף. יש סיכוי טוב כי מפרצים הכונן של השרת שלך הם "swappable חם", כלומר כי הטכנאי יכול לפתוח אותו ולהחליף את הכונן בזמן שהוא עדיין פועל.

לאבד את הכונן שמכיל את העבודה של כולם הוא פוטנציאלי סטופר להראות. אבל עם השילוב הזה של חידושים קטנים ומסודרים, אפשר לטפל בו בצורה חלקה עד כדי כך ששאר המשרד בוודאי לא ישים לב כלל.

עד כה, כל כך טוב. אבל מה אם אף אחד לא מקבל או עוקב אחר התראות שמשהו לא בסדר?

ובכן, אז אתה רק אחד כישלון כונן קשיח מכל המשרד שלך נעצר. הכונן הקשיח הנותר שלך הוא פשוט כמו הישן היה כפוף לשימוש זהה, כך הרגע לא יהיה רחוק מדי.

זה אומר שאף אחד לא יכול לעשות שום עבודה עד הטכנאי שלך יש רגע חינם להחליף את המתים שלך כוננים קשיחים ולשחזר את הנתונים מהגיבוי שלך. זה עבודה דחופה, אז אתה כנראה על הקרס תמורת תשלום חירום או שעות לאחר העבודה. והנה החלק המפחיד: כי אף אחד לא היה אחראי באופן ברור לכל זה, זה יכול להיות גם ברגע שאתה מגלה את הגיבויים שלך פגומים.

זוהי רק אחת הדרכים עניין קטין של תחזוקה שגרתית, נותר ללא פיקוח, יכול להפוך להקפיא מלחיץ יקר להחריד של המשרד כולו שלך.

זה חיוני עבור אבטחה

המחשב פרצות אבטחה הם עלות גוברת עבור עסקים מכל הגדלים. בשנת 2017, איש העסקים המיליארדר וורן באפט אף הכריז על אבטחה ברשת כעל האתגר הגדול ביותר העומד בפני האנושות. ללא אחריות ברורה ל- IT, אין אחריות ברורה לשמירה על האבטחה של המערכת - כדי לוודא שתוכנה וחומות אש מוגדרות כהלכה, כדי לשמור על מערכת ההפעלה וקושחה הנתב שלך תוקנו עבור עדכוני אבטחה.

עם אף אחד לא במחנה זה, הפרת אבטחה יקר ומלחיץ הוא לא עניין של אם, אבל מתי.

העסקת, קבלנות, או מיקור חוץ

אם יש את נפח העבודה כדי להעסיק אותם, זה הגיוני לשכור טכנאי או מנהל מערכת על בסיס משרה חלקית או במשרה מלאה.

עסקים מעטים מאוד ידרוש נפח זה של העבודה. הנה, זה יכול להיות הגיוני יותר לשכור פרילנסר כדי לפקח על המערכות שלך מרחוק כדי לספק באתר השירותים עבור מספר שעות אתה צריך.

בין אם אתה שכירת או התקשרות, חשוב לעסוק מישהו עם ניסיון מספק שירותי IT בסביבה עסקית. אחרת, זה קל מדי בסופו של דבר עם מישהו שאינו מבין מוסכמות בתעשייה סטנדרטים ועושה דברים בדרך משונה ומופלא שלהם. זה משאיר אותך עם סביבת IT זה לגמרי לא מובן לכל טכנאי אחר. זה המקום שבו זה יכול להיות מועיל כדי לעסוק יועץ כדי לעזור לך מועמדים vet.

בעלי עסקים קטנים רבים מרגישים כאילו יש להם מספיק כדי לנהל מבלי לנווט את זה, ולא במקום מיקור חוץ תמיכת ה- IT שלהם לעסק חיצוני

השתלט על תוחלת החיים של תשתית ה- IT שלך

חפש: כאשר סביבת ה- IT שלך היא רק אתה והמחשב שלך, ניהול מחזור החיים הוא קל. כל מה שאתה צריך לעשות הוא לקנות מחשב ולהשתמש בו.

כמה שנים מאוחר יותר, זה יהיה קצת לאט להיאבק כדי לשמור על קשר עם הדרישות הגובר של תוכנה חדשה. זה כאשר אתה קונה אחד חדש.

זה "בואו רק נראה מה קורה" הגישה אינה בקנה מידה טוב מאוד. אתה מתחיל להיתקל בבעיות בסביבה מורכבת יותר, כגון רשת לקוח / שרת

הפרעות לגרום הפרעות ההשבתה

למרבה הצער, החלפת דברים אחד בכל פעם בדרך כלל פירושו לחכות עד שהם בסופו של דבר לשבור. זה אומר שכל פריט שאתה קונה מקבל את ההזדמנות להפריע את יום העבודה שלך - ואולי בזמן הגרוע ביותר האפשרי.

הפרעות ופריון אבוד הם לעתים קרובות הרבה יותר יקר מאשר החומרה עצמה. אתה יכול גם להריץ עלויות נוספות על ידי תשלום דמי הסבר לטכנאי שלך בכל פעם משהו צריך להיות מוחלף.

סביבת ה- IT שלך יגדל יותר סטנדרטי ומורכב

כמו שנים ללבוש על, הבעיה הגדולה יותר עם החלפת הכל אחד בכל פעם הוא, כדי לשמור את כל חתיכות וחתיכות לדבר אחד עם השני, סביבת ה- IT שלך בהדרגה לצבור תצורות מוזרות אחד- of-a- סוג ותיקונים מהירים כי בסופו של דבר מסתובב במשך שנים. סביבת ה- IT שלך הופכת יותר אידיוסינקרטית, זה הופך להיות הרבה יותר קשה עבור טכנאים להבין. משימות בסיסיות הופכות להיות הרבה יותר זמן - בדרך זו או אחרת, אתה תשלם על הזמן הזה.

אחד החלקים המטרידים ביותר של זה הוא שאתה יכול בסופו של דבר להסתמך על תוכנות ישנות פרוטוקולים ישנים - זה יכול מתכוון כי יישום עדכוני אבטחה יכול לעצור את התוכנה שלך לעבוד או להפסיק את המכונות שלך לדבר אחד עם השני.

עסקים מסוימים במצב זה בסופו של דבר רק לא החלת עדכוני אבטחה, משאירים את עצמם פתוחים לרווחה. בשנת 2017, שתי התקפות הגרוע ביותר של Ransomware מכוונות הן לפגיעות אבטחה שמיקרוסופט כבר תיקנה.

על ידי תאריך החלפה ברור לתשתית שלך, תוכל למנוע כמה כאבי ראש חמורים בשנים הבאות.

תזמון זמן להחליף את התשתית שלך

אחד הדברים היפים על השתלטות על תוחלת החיים היא כי זמני החלפה כבר לא נאלצו עליך. אתה יכול לתזמן את זה עבור חלק של השנה כאשר יש.

עבור עסקים רבים, זה יהיה במהלך הקיץ, כאשר הצוות שלך ואת הלקוחות נמצאים בחגים. אבל אם הקיץ הוא הזמן העמוס ביותר שלך, אולי החורף יהיה טוב יותר. כמובן, החלק האיטי של השנה הוא גם כאשר תזרים המזומנים הוא הכי חזק. אבל על ידי לדעת שנים מראש, כאשר הכל צריך להיות מוחלף, יהיה לך מספיק זמן כדי תקציב.

מובילים עד עכשיו, אתה צריך לשבת עם הטכנאי שלך כראוי לתכנן את המעבר לתשתית חדשה. אם שאר המשרד שלך לא נסגר לחלוטין במהלך ההעברה, מומלץ גם לשקול דרכים לשמור על העובדים שלך פרודוקטיביים בשלב זה.

כתיבת מדיניות בנושא אבטחה והתאוששות של IT

אבטחת ה- IT היא עוד מאשר רק מוגדר כראוי ומעודכנת תוכנה. התקפות רבות מכוונות לפגיעות האנושית - על ידי הטעיית משתמשים לתוך קוד זדוני, או על ידי פיצוח סיסמאות ניחוחות.

כמובן, למרות ההכנות הטובות ביותר שלך, אתה עדיין יכול להיות שרוף. אתה צריך להיות מוכן גם לזה.

בית הספר שלך צוות על דיוג ו חנית דיוג

התקפות פישינג מתחזות כמו הודעות דוא"ל לגיטימי כדי להטעות אנשים לתוך קבצים מצורפים זדוניים. יותר ויותר, עסקים הם גם להיות ממוקד על ידי "דיוג חנית" - סוג של דוא"ל התחזות נכתב למקד אדם מסוים.

אתה צריך להכשיר את הצוות שלך כדי לזהות את האיומים האלה. הקפד לקיים שיחה ממשית על זה, ולא רק שיש להם לחתום על מסמך כדי לומר שהם מבינים את מדיניות החברה.

אל תניח רק את הדברים האלה ברור. זה אולי נראה לך ברור, אבל לא לכולם יש את אותה רמת ידע. התקפות אלה נמשכות רק משום שכמה מהזמן שהן פועלות.

מדיניות סיסמאות פנימית וחיצונית

חומרת מחשב חזקה יותר מקלה על פיצוח סיסמאות.

אם לא תקבעו את מדיניות הסיסמאות, סביר להניח שתיהן אתה והצוות שלך בחרת משהו לא בטוח. סיסמאות טובות צריכות להיות לפחות 10 תווים באורך, ולא להיות תלויים יתר על המידה על מילים נפוצות. הם צריכים גם להיות ייחודיים. מכיוון שזה יכול להיות קשה לזכור סיסמאות רבות שעומדות בתנאים אלה, מומלץ לשקול שימוש במנהל סיסמאות - אנו משתמשים ב- LastPass, אך כל אחת מהחלופות הנפוצות עושה הרבה אותו דברתוכנית התאוששות מאסון

רוב בעלי העסקים מבינים עד כמה חשוב שיש גיבויים. אבל פחות להבין את הצורך תוכנית התאוששות מאסון - קבוצה מתועד של נהלים לעקוב במקרה של אסונות גדולים כמו ransomware, פריצה, או הצפה.

כאשר אסונות אלה מכה, כל שנייה מתקתקת של פריון אבוד עולה לך כסף. אתה לא באמת רוצה להשקיע את הזמן הזה מה שאתה צריך לעשות הבא, וזה מאוחר מדי כדי לזהות את כל ההכנות הנוספות שאתה צריך לקחת.

תוכניות התאוששות מאסון צריך להיות מחדש כמו סביבת ה- IT שלך משתנה וגדל.

זה על הימנעות מכאבי ראש ככל שאתה גדל <רובנו השקענו חלק גדול מהחיים שלנו באמצעות מחשבים בבית, בבית הספר, באוניברסיטה, במקום העבודה, מבלי לחשוב על מה "האסטרטגיה" שלנו. אנחנו פשוט להחליף את זה ולהתחיל להשתמש בו כדי לעשות דברים.

גישה זו היא בסדר במצבים רבים, אבל אם זה איך אתה מנהל את צרכי ה- IT שלך בעסק חדש, אתה הגדרת את עצמך עבור מתח, חשבון, ו כאבי ראש. החדשות הטובות הן שניתן להימנע מכך.

על ידי תכנון נכון של מי אחראי על ה- IT שלך, כמה זמן אתה מצפה שזה יימשך, איך הצוות שלך צריך להשתמש בו, ומה לעשות כאשר הדברים משתבשים, אתה יכול לתת העסק החדש שלך הוא הסיכוי הטוב ביותר להצלחה