הגדרת לוח זמנים לשימור רשומות עבור העסק שלך

כולנו יודעים, או צריך לדעת, שאנחנו צריכים לשמור ולשמור על רשומות העסק שלנו. כאשר אנו מתחילים את זה קל לתלות על כל מסמך, קבלה, חשבונית, ורשומות עסקיות. אבל אחרי כמה שנים אנו מוצאים כי כל הרשומות האלה שאנחנו כבר שומרים הם תופסים שטח הרצפה יותר בארונות קבצים מאשר מקומות עבודה עבור עצמנו ועובדינו.

החדשות הטובות הן שאנחנו באמת לא צריכים לשמור את כל הרשומות האלה לנצח. כן, כמה אנחנו צריכים לשמור לנצח. כמה אנחנו שומרים רק עד המס הכנסה יש את דרכם איתנו. וכמה אנחנו צריכים לשמור רק כמה שנים.

לקבוע אילו רשומות צריך להישמר, ובמשך כמה זמן, הוא קצת יותר קשה. וכדי להיפטר כראוי של רשומות זמני הוא לא פשוט כמו פשוט לזרוק את המסמכים לתוך סל המיחזור.

כאן הוא המקום שבו לוח שיאים שיאים נכנס לשחק. מסמך זה מפרט את סוגי הרשומות שהעסק שלך מייצר (פיננסי, כוח אדם, מדריך למשתמש, חוזים, פעולות, דקות פגישה, הצהרות מדיניות, הצהרות פרטיות מקוונות … הרשימה יכולה להיראות אינסופית); מזהה כל דרישות משפטיות למשך כמה זמן יש לשמור את הרשומה ואת הרשות המחייבת, כגון ה- IRS או חוק Sarbanes-Oxley; יהיה לציין כמה זמן את הרשומה היא בדרך כלל בשימוש פעיל בפעילות העסקית; ועשויים להכיל מידע אחר, כמו לציין כי הרשומות מכילות נתונים רגישים לזיהוי אישי; ואם עותקים microfilm או סריקה דיגיטלית הם חלופות משפטיות מקובלות למסמך הנייר.

חפש באינטרנט ותמצא שפע של מידע אודות לוחות זמנים לשמירת רשומות ודוגמאות, כגון זו המוצעת בחביבות על-ידי Millennium Records Management. זכור, עם זאת, כי לוח זמנים המדגם הוא רק ייצוג מוכלל של איך אחד נראה. לוח הזמנים של שיאי הרשומות שלך יהיה מותאם לסוג העסק שלך, היכן אתה נמצא, באיזה מדינה ו / או במדינות שאתה עושה עסקים, בין אם אתה בבעלות פרטית או מניות מסחר בבורסה, הם מוסד ציבורי, להחזיק חוזים ממשלתיים, וכן מספר גורמים אחרים.

אתה רוצה לעבוד עם רואה החשבון שלך, היועץ המשפטי, ו / או חברה מקצועית ניהול הרשומות לפתח ולהקים את שלך.

אתה מיישם את שימור לוח הזמנים הרשמית כך כל אחד בחברה שלך יודע על זה. זה עוזר להבטיח כי רשומות חיוני שלך הם שמרו למעשה מלכתחילה. מאוחר יותר, נניח שיש לך מספר ארונות קבצים של חשבוניות 'חשבונות זכאים'. לוח שימור שלך אומר שאתה צריך לשמור על אלה במשך 6 שנים, אבל הניסיון מראה לך באמת להיכנס אליהם במשך 3 שנים. אם אתה יודע את זה, אתה יכול לפנות את העסק שלך / שטח הרצפה במשרד על ידי העברת רשומות אלה כדי להבטיח אחסון מחוץ לאתר או אמצעי אחסון חלופי מקובל.

ברגע שיש לך רשומות שמגיעים לסוף תקופת החזקת שלהם אתה יכול להיפטר מהם. אבל, כפי שאמרתי, אתה לא יכול פשוט לזרוק אותם לתוך מיחזור המיחזור. אתה צריך להיות תהליך הוקמה לסילוק שלהם. כן, אתה צריך ליצור תיעוד נוסף כדי להיפטר מסמכים ישנים.

אתה רוצה לקבל את האנשים שיצרו את הרשומות לחתום כי הם כבר לא צריך את הרשומות. יש לציין שהרשומות הגיעו לסוף תקופת השמירה על פי לוח השימור הקבוע שהוקם, ולבדוק כי תקופת החזקתן לא הורחבה עקב ביקורת, ליטיגציה וכו '.

אתה רוצה לאשר מתי, איך, ועל ידי מי, המסמכים נהרסו. זה קל יותר היום, מאשר בעבר, כאשר ביליתי שעות רבות גוררים קופסאות אל המזח טעינת נייר האכלה לתוך המגרסה ליד פח אשפה. בשנים האחרונות חברות רטוש ניידים התנפחו. הם יסיעו את המגרשים הגדולים של משאיות הקרון שלך לעסק שלך, יגררו את הקופסאות שלך למשאית, יאפשרו לך לחזות בהרס שלהם ולתת לך תעודת חורבן.הקמת, יישום, ועקוב אחר שימור רשומות לוח זמנים יעבור דרך ארוכה על מנת להבטיח כי החברה שלך שומרת על רשומות חיוני אתה צריך להמשיך בעסקים. ובתרחיש המקרה הגרוע ביותר, אתה צריך להיתפס בהתדיינות משפטית או כמו, להוכיח כי הרשומות שלך נשמרים ונהרס בתהליך מתועד באופן קבוע, הוקמה, מאושר, ולא בחצות לשרוף מאחורי האסם ניסיון חובב להימנע מאשמה ואחריות, או לחסום את ההליך המשפטי