כיצד להכין את העסק שלך לפני עונה מס |

לעשות עסקים מסים יכול להיות קשה עבור חדש s. במאמר זה, אני אשתף דרכים חכמות ומהירות יותר כדי להקליט את ההוצאות שלך לעקוב אחר קבלות שלך מסמכים חשובים אחרים עבור המסים שלך. כל הטיפים האלה קל ליישם צריך לעזור להפוך את הזמן המס רוח!

עצה # 1: השתמש בתוכנה חשבונאות כדי לעקוב אחר הוצאות עסקיות

אחד הדברים כי בעלי עסקים קטנים רבים המאבק עם נשאר להישאר על לראש הדף של הנהלת חשבונות שלהם במשך כל השנה. אם אתה לא משתמש בתוכנה חשבונאית כמו QuickBooks או Xero, אתה הגדרת את עצמך על כישלון לבוא זמן מס.

אני רואה חשבון ולהאמין או לא, אני משתמש QuickBooks לעשות את הספרים שלי הכנה עצמי לעונה מס. זה עושה את זה כל כך הרבה יותר קל ומבטיח לך לשמור רשומות מדויקות של הכנסות והוצאות שלך. אם אתה מוצא את עצמך תמיד במצב "לתפוס למעלה" כשמדובר בספרים שלך, אז אתה חייב להשקיע בתוכנות חשבונאות.

טיפ # 2: השתמש בקטגוריות חשבון בתוכנת הנהלת חשבונות שלך

קטגוריות הוצאות הם רק דרך כדי רכישות הקבוצה שאתה עושה עבור העסק שלך. לדוגמה, ציוד משרדי, מסעדות ובנזין הם קטגוריות הוצאות. הם יכולים לעזור לך לעקוב טוב יותר אחר הוצאות הספק במקום להגדיר כל ספק עבור רכישות היומיום.

הסיבה היא כי זה יאפשר לך להיכנס הוצאות מהר יותר. זה יחסוך לך זמן וזה יאפשר לך רק לעקוב אחר המידע החשוב ביותר הנדרש למטרות מס.

בואו נלך בתרחיש כדי לראות איך זה יפעל:

כבעלים של העסק, אתה כנראה לרכוש ציוד משרדי עבור העסק שלך. אני מקווה שאתה לא כמו ילד בחנות ממתקים שמסתכל על כל העטים והמחברות החדשים והמבריקים על המדפים. יותר סביר, תוכלו לרכוש רק ציוד משרדי הנדרש מחנות לציוד משרדי כמו Office Depot או סיכות, אבל אתה יכול גם לרכוש ציוד משרדי ממקומות אחרים כמו Costco או יעד.

כאשר אתה מוכן לרשום את הרכישות האלה שלך אתה נמצא כאן: TechText> גאדג 'טים ואלקטרוניקה>>

• ליצור < ספק שנקרא "רכישות באספקה ​​משרדית" או "ציוד משרדי" וקוד את כל רכישות האספקה ​​למשרד לספקי "אספקת משרד". בטבלה שלהלן, כללתי כמה דוגמאות לרכישות יומיומיות שניתן להגדיר קטגוריות עבור במקום ספקים.
• רוב בעלי העסקים לא

צריך לעקוב אחר כמה כסף הם מוציאים עם כל ספק שהם לרכוש פריטים יומיומיים כמו ציוד משרדי, דלק, וארוחות צהריים הלקוח. תאמינו או לא, מס הכנסה אינו מחייב אותך לעקוב אחר ההוצאות שלך ככה גם.

בנוסף, הדוחות הכספיים העיקריים שבהם אתה משתמש כדי לקבוע את בריאות העסק שלך כמו דוח רווח והפסד יפרט קטגוריות הוצאות כמו "ציוד משרדי" ולא הספקים הספציפיים שרכשת; זו עוד סיבה למה אתה לא צריך לעקוב אחר ההוצאות שלך על ידי הספק. אני מדריך נלווה חשבונאות ואני גם ללמד QuickBooks. כשהסברתי את הרעיון הזה באחת השיעורים שלי, מיד נורתה יד. בהתחלה חשבתי שהתלמיד ינסה לאתגר אותי אם מס הכנסה אכן דורש ממך לעקוב אחר ההוצאות שלך באופן זה - אתה יכול להגיד שזה קורה לעתים קרובות? עם זאת, התלמיד התברר בעל הזיכיון של משרד H & R בלוק מקומי. הוא תמך בטענה שלי 100 אחוז. הוא אמר בכיתה כי בהכנת תשואות מס לבעלי עסקים, הוא לעתים קרובות מניות טיפים כמו זה. הוא המשיך ואמר שבסופו של דבר אם מס הכנסה רוצה את רמת הפירוט, אתה תמיד יכול לייצר את הקבלה.למרבה המזל, יש לי פתרון נהדר בשבילך, כי להיפטר הקבלות כי יש לך ממולא את הכפפות של המכונית שלך ואת הנעל האהובה, אז תמשיך לקרוא!

טיפ # 3: השתמש השנתי סיכום כרטיסי אשראי

ראשית, כל בעל עסק קטן צריך להקים חשבון נפרד לבדיקת עסקים (כלומר

לא

משמש להוצאות אישיות), כך שתוכל לזהות בקלות הכנסות והוצאות הניתנות לדיווח ו / או לניכוי למטרות מס.

אם אתה לא עושה את זה, זה יהיה להקשות על מעקב אחר הוצאות עסקיות לגיטימיות אשר עשויים להיות זכאים ניכויים מס לעומת הוצאות אישיות, אשר אינם.

אם יש לך גם הוצאות עסקיות אישיות אותו חשבון בנק, תצטרך לעבור את הצהרות הבנק שלך רק לכלול את ההוצאות הקשורות לעסק שלך תוכנת הנהלת חשבונות שלך. זה תהליך ידני של הפרדת הוצאות אישיות ועסקית הוא כל כך מייגע, כי אני מבטיח שתהיה מוכן לרוץ אל הבנק הקרוב ביותר כדי להגדיר את החשבון העסקי כדי למנוע עובר את שנת המס הבאה! לפני שאתה יודע את זה, 15 באפריל יהיה כאן. אם הזמן המס מתגנב אליך מדי שנה, לבדוק את אלה ארבעה טיפים תכנון מס כל עסק קטן צריך ליישם. עם זאת, אם אתה מוצא את עצמך מאחורי עם הזנת ההוצאות שלך לתוך התוכנה החשבונאית שלך, דרך אחת לקבל את ההוצאות הללו נכנס במהירות היא להשתמש סיכום שנתי כי חברות כרטיסי האשראי מספקים בתחילת ינואר. דוח זה הוא נהדר, כי זה מסכם את כל הרכישות על ידי הקטגוריה חשבון. ניתן להשתמש במספרים אלה כדי לסכם את סך ההוצאות עבור כל קטגוריה. להלן תמונה של איך זה ייראה בדרך כלל.

כפי שתראה, רוב הקטגוריות יהיו דומות למה שכבר הגדרת בתוכנת הנהלת חשבונות שלך:

חסרון אחד באמצעות הצהרה מסכמת כמו זה הוא אחד כי לא תוכל להזין את התאריך המדויק של כל רכישה. בתוכנית הגדולה של הדברים, זה קטין, אבל זה לא משהו שאתה צריך לעשות הרגל. זכור, זהו פתרון לטווח קצר, כך שתוכל לקבל את ההוצאות נרשמה, להפיק דוחות כספיים, קובץ אלה מסים בזמן! אם אתה רוכש רכוש קבוע במהלך השנה, חשוב לקבל את תאריך הרכישה הספציפי כי זה מרכיב מרכזי בחישוב הוצאות פחת אשר לניכוי למטרות מס.

טיפ # 4: עבור ללא נייר

אני להיות הראשון להודות כי הרעיון של "ללא נייר" תמיד נשמע טוב אבל היה לי קשה לאמץ - בהתחלה. כרואה חשבון, אני תומך גדול בתיעוד. כפי שהם אומרים על הדרמה המשפטית האהובה עלי, חוק וסדר, "זה על מה שאתה יכול להוכיח." זה נראה גם המוטו של IRS. עם הטכנולוגיה של היום, זה הרבה יותר קל ליצור עותקים אלקטרוניים של קבלות ו מסמכים פיננסיים אחרים שבהם השתמשת כדי לאחסן משם בארון תיוק פיזית. הגיע הזמן להיפטר מאותם ארונות תיוק מאובקים, שתופסים מקום ומגיעים למערכת תיוק אלקטרונית. זה הרבה יותר קל לאתר מסמכים המאוחסנים במחשב שלך (או בענן) מאשר לדשדש בין תיקיות קבצים.

אבל, איך אתה לארגן את כל הקבצים האלה? ובכן, אתה שואל שאלות גדולות. אני ממליץ לך להשתמש במערכת אחסון ענן מקוונת כמו Dropbox. ניתן ליצור תיקיה עבור השנה (2017) ולאחר מכן תיקיית משנה עבור כל קטגוריה הוצאה (כלומר ציוד משרדי, ארוחות, דלק). הורד את היישום אל המכשיר הנייד שלך, כך בזמן שאתה בחוץ על שאתה יכול בקלות סריקה קבלות, לשמור אותם לתיקייה הנכון לזרוק את הקבלה נייר! לא עוד קופסאות בקופסת הכפפות או בארנק כדי להתמודד עם זה אחר כך. אם אתה לא משוכנע, אתה יכול לקחת צעדים בייבי על ידי מתחיל באזור אחד, אבל אני מבטיח כי ברגע שאתה ליישם את המושג "ללא נייר", אתה לא יוכלו להיפטר אלה ארונות תיוק מהר מספיק. להלן, מצא כמה אסטרטגיות שאתה יכול ליישם כדי להתקדם לקראת המודל "ללא נייר":

קבלות סריקה

ביטול הקבלות היא אחת הטעויות הנפוצות ביותר שבוצעו על ידי עסקים קטנים. אל תחמיצו ניכוי מס, כי יש לך להיפטר הקבלה. ישנם מספר יישומים בשוק שיאפשרו לך לסרוק קבלות. מסודר ו Shoeboxed הן יישומים נהדר שישלב עם תוכנת הנהלת חשבונות כמו QuickBooks או Xero, כך שתוכל לבטל את הזנת נתונים לגמרי!

הורד חשבונות מספקים

כיום, רוב הספקים יציע לך את האפשרות לקבל את החשבונות שלך באמצעות דוא"ל או לאפשר לך להוריד אותם ישירות מהאתר שלהם. אני ממליץ לך להפסיק את החשבונות שלך פיזית בדואר לך להתחיל להוריד את החשבונות שלך במקום. זה יאפשר לך לחסוך זמן על ידי צורך לסרוק את זה קודם; אתה יכול בקלות לשמור את הצעת החוק בתיקייה האלקטרונית שלך או להעלות אותו לתוכנת הנהלת חשבונות שלך רק כמה דקות.

בונוס - אם אתה משתמש Xero, יש להם תכונה מגניב בשם צד בצד קבצים. זה מאפשר לך להעלות את חשבונות הספק שלך לתוכנה, כך שתוכל לקבל את הזכות מידע מולך כאשר אתה מוכן לכתוב את ההמחאה.

קבל קבלות PDF

כיום, קמעונאים יותר מתרחקים מנייר קבלות ומציעים לך את האפשרות לקבל טקסט או הודעת דוא"ל עם הקבלה המצורפת. אני ממליץ לך ללכת עם הקבלה בדוא"ל כי זה בדרך כלל מסמך PDF להורדה ואילו הקבלה הודעת טקסט לא יכול להיות. אתה יכול בקלות לגרור ולשחרר את קבלת PDF לתוך תיקייה אלקטרונית בתוך פחות מדקה.

הורד את כל הבנק או כרטיס אשראי הצהרות

עבור רוב מכם שעושים בנקאות מקוונת כמוני, זה הוא כנראה לא-. עם זאת, אם אתה עדיין מקבל כרטיס בנק או כרטיס הצהרות, אתה צריך לחתוך את החוט בהקדם האפשרי. זהו אחד מאותם תחומים שבהם ניתן למזער את הסיכויים שלך לגניבת זהות.

תאמינו או לא, יש אנשים שם לגנוב זהות של אנשים פשוט על ידי פתיחת הדואר שלהם. אני כבר לא מקבל מסמכים עם מידע פיננסי כמו הבנק או כרטיס אשראי הצהרות או 401k או מידע השקעה אחרים באמצעות דואר חילזון.

השורה התחתונה

תאמינו או לא, זמן המס יכול להיות ממש משב רוח. המפתח להשגת מטרה זו הוא להקים מערכת שתפעל עבורך ותדבוק בה. כדי להתחיל, להפריש כמה שעות במהלך השבוע הראשון של כל חודש כדי לוודא שיש לך סרק והגישו את כל הקבלות והחשבונות עבור החודש הקודם. יחד עם זאת, השלם את תהליך הפיוס בתוכנה החשבונאית שלך עבור כל חשבונות הבנק או כרטיס האשראי כדי לוודא שהבנק שלך או יתרות כרטיס האשראי שלך ואת הספרים שלך תואמים.

הקפד לשים את זה על לוח השנה שלך כמו חוזרים "פגישה עם הספרים שלך. "נסה לבחור יום עבודה קל ואחד שאתה נוטה להיות במצב רוח טוב למדי, (כלומר ביום שישי או בשבת בבוקר). אם אתה מוכן לעשות את העבודה לאורך כל השנה, מקף מטורף עד 15 באפריל יהפוך לנחלת העבר.

לקבלת עוד על להיות מוכן לעונות מס, הקפד לבדוק את 4 דברים כל עסק קטן צריך לדעת אודות מסים